Система электронного документооборота 1С:СЭД, увеличиваем прибыль предприятия

Система электронного документооборота, более известная как 1С:СЭД - один из флагманских продуктов компании 1С.
В интернете множество статей, описывающих базовые возможности СЭД, но никто не говорит, как с его помощью повысить прибыль предприятия, получить крупные контракты и наладить взаимодействие со своими клиентами. Давайте подробнее разберемся в этих вопросах.

Возможности 1С:СЭД

• Создание и утверждение документов: Система позволяет создавать документы и утверждать их без необходимости распечатывать бумажные копии.
• Хранение документов в электронном виде и простой поиск по ключевым словам, датам и другим параметрам.
• Отслеживание статуса документов: Вы всегда знаете, в каком состоянии находятся ваши документы - созданы, утверждены, отправлены и так далее.

Под простым названием "Электронный документооборот", скрывается система, которая позволяет настроить не просто хранение файлов с разделением доступа, а в первую очередь выстраивать цепочки из сотрудников, через которых будет проходить документ, например договор, и на каждом звене цепочки сотрудник выполняет порученные ему действия с документом. На изображении ниже, показана реальная работа по согласованию договора сотрудниками организации.
Чтобы понять, как 1С:СЭД используется в работе на реальных предприятиях, давайте рассмотрим, какая проблематика возникла в организации и как мы ее решили, внедрив 1С документооборот.

Дорожно-строительная организация, занимающаяся очисткой улиц от снега в городе милионнике

Многие привыкли негативно относиться к тому, что снег плохо убирается, улицы находятся в неудовлетворительном состоянии, в зимний период высокая аварийность, тежело проехать и другие негативные моменты. Давайте разберемся в причинах. К нам обратился директор организации и рассказал ситуацию, в которую попала организация. В штате работает более двухсот сотрудников, большинство из них работает на улицах города, водители, механизаторы, мастера и все выполняют свою работу. Когда погода не приносит сюрпризов, работа идет нормально, распределение работ происходит на утренних планерках, все знают что делают. Но когда происходит снегопад и нужно работу планировать намного оперативнее, каждый час отчитываться о выполненных объемах, перебрасывать технику на наиболее критичные участки дорог, вся система ломается, появляются оперативные поручения, предписания администрации города и со всем этим нужно оперативно работать, определять узкие места, понимать всю систему поручений, от кого пришла задача, как ее выполнили, одним словом видеть полную картину и управлять рабочим процессом.

Мы предложили внедрить 1С:СЭД и использовать ее в следующем ключе:

• Работа с предписаниями администрации города
  • Любое предписание регистрируется секретарем в СЭД, как новый документ с типом "Предписание".
  • После того как документ попадает в систему, он начинает идти по цепочке людей, принимающих решение. Сначала документ попадает директору организации в ознакомительном порядке и параллельно приходит заместителю директора. Заместитель оценивает суть предписания, определяет к какому участку оно относится и через выбор, одной кнопкой направляет его прорабу участка.
  • Прораб принимает, оценивает загрузку бригад и направляет поручение мастеру. Мастер принимает предписание в работу и дает задание водителям и механизаторам, а затем физически проверяет их работу, делает фотографии и отчитывается о выполнении.
  • Чтобы все участники системы оперативно реагировали, мы установили каждому сотруднику мобильную версию СЭД, поэтому мастер на дороге сразу видит, что от него хотят.
  Мы получили полностью контролируемый процесс работы, его начало и завершение. На каждом этапе есть дата, время, комментарии сотрудников, фотографии. Администрация города привыкла делать предписания, которые идут сплошным потоком в котором тяжело разобраться, что отработано, что осталось в стороне. Но после внедрения СЭД, начали выясняться моменты, что предписания не всегда корректны, а некоторые из них уже отработаны, но присланы повторно. Имея полную картину всего процесса, стало легко показывать заказчику, что уже отработано и когда, а что еще в работе. Настроился весь процесс взаимодействия и организация вошла в штатный режим работы.
  
  
• Работа с договорами на поставку товаров и услуг
  В процессе своей деятельности предприятие покупает множество товаров и услуг, например, запасные части для машин, топливо, материалы и прочее. Чтобы выгодно покупать, необходимо с поставщиками вести постоянную работу: требовать скидки, отсрочки оплат, бесплатную доставку. К тому же нужно отсекать недобросовестных поставщиков. Для этого необходимо заключать договоры, в которых прописаны эти условия и твердо им следовать. Так же договорная работа важна для бухгалтерской службы. Бухгалтерия делает акты сверки в которых должно быть видно, по каким договорам все обязательства выполнены, а какие еще в работе. Помимо внутренних служб, договоры периодически запрашивает налоговая, ставит жесткий срок и требует большое количество документов к этому сроку, если документы не будут представлены - возможен штраф. В нашем случае, в организации договорная работа практически не велась, некоторые закупки делались просто по выставленному счету без фиксации условий. А те договоры, которые были, пылились где-то в архиве и в нужный момент их было проблематично найти, а когда они находились, было непонятно кто его заключил и почему условия не в пользу компании.
  Все эти проблемы можно решить с помощью 1С:СЭД. Мы определили виды деятельности, по которым будут разделяться договоры, определили ответсвенных сотрудников, которые участвуют в заведении и согласовании договора. На каждом шаге сотрудник выполняет строго определенные действия с договором:
  • Заинтересованный в закупе сотрудник создает заявку на свою потребность: топливо, запчати, компьютер и т.д.
  • Заявка попадает руководителю сотрудника, он потверждает необходимость.
  • Заявка попадает снабженцу, если нет договора, то он находит поставщика, и с ним заключает договор на нужных условиях.
  • Бухгалтер, юрист, безопасник смотрят договор на соблюдение нужных им условий, при необходимости вносят корректировки, задают вопросы.
  • Полностью готовый договор уходит секретарю, а затем на подпись к директору.
  • Договор автоматически попадает в бухгалтерию и прикрепляется к поставщику (контрагенту).

Для наглядности, обработку документа Предписание мы представили в виде инфорграфики, смотрите изображение ниже. Какие выводы можно сделать? Мы внедрением одной системы 1С:СЭД решили проблемы предприятия, которые копились годами. И скажем прямо, повысили конкурентноспособность предприятия среди аналогичных организаций. Как следствие, наш заказчик смог получать более крупные контракты и выполнять их в срок, повысив свою выручку и чистую прибыль. Внедрение 1С документооборот заняло 2 месяца.
Больше информации о наших реальных внедрениях можете найти в нашем блоге

Почему для внедрения 1С СЭД выбирают нашу команду?

• Опыт внедрения на предприятиях с разной структурой и разными требованиями заказчика.
• Наши программисты и руководители проектов имеют большой опыт выстраивания цепочек согласования, обработки документов, мотивирования и сопровождения сотрудников заказчика на всех этапах внедрения.
• Высокая клиентоориентированность и скорость работы.
• Создание уникальных аналитических отчетов, которые используются для анализа основных показателей работы предприятия. Наша система аналитики позволяет отображать в удобном графическом виде все накопленные данные, более подробно можете узнать об этом в разделе Bi Аналитики.

Как внедрить 1С СЭД на вашем предприятии?

Запустить процесс внедрения совсем не сложно, мы обладаем большим опытом, поэтому сможем предложить самый простой и эффективный путь.

• Напишите нам на почту, позвоните или оставьте заявку через кнопку Сделать заказ.
• Кратко расскажите о своей организации (количество сотрудников, вид деятельности), а так же о проблеме, которая вас больше всего беспокоит.
• Мы предложим решение и план внедрения, согласуем с вами и начнем работу.